Bogor, BERITA PPM Online— Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Kelompok 184 Abhipraya UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menggandeng Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar workshop pengelolaan dan perlindungan arsip keluarga di Kantor Desa Cibeuteung Udik, Kecamatan Ciseeng, Kabupaten Bogor. Mengusung tema “Wujudkan Keluarga Sadar Arsip”, kegiatan tersebut memberikan pemahaman teknis dan kesadaran kepada masyarakat mengenai pentingnya merawat dokumen vital keluarga.
Ketua Pelaksana KKN 184 Abhipraya, Dewi Nurfajriyah, mengatakan kegiatan tersebut digagas setelah mahasiswa melihat masih rentannya penyimpanan dokumen pribadi warga. Berdasarkan interaksi dengan masyarakat, sejumlah arsip keluarga masih disimpan secara sederhana, seperti ditumpuk di lemari atau diletakkan di bawah kasur.
“Urgensi mengadakan workshop ini yang pertama karena arsip keluarga itu sifatnya rentan, biasanya hanya ada satu eksemplar file asli,” ujar Dewi saat diwawancarai di Kantor Desa Cibeuteung Udik pada Rabu (19/8/2026).
Selain persoalan penyimpanan, kondisi geografis wilayah juga menjadi salah satu pertimbangan mahasiswa dalam memilih topik kegiatan. Desa Cibeuteung Udik disebut berada di wilayah yang memiliki risiko longsor. Kerusakan atau kehilangan arsip akibat bencana dapat berdampak pada berbagai keperluan hukum dan administrasi masyarakat.
Perwakilan Direktorat Kearsipan Pusat ANRI, Yanto Samadikun, menjelaskan bahwa kesadaran untuk menjaga dokumen pribadi perlu dibangun sejak dini. Menurutnya, arsip berkaitan dengan berbagai tahapan kehidupan manusia, mulai dari kelahiran hingga kematian, serta diperlukan dalam berbagai keperluan seperti pekerjaan, kepemilikan tanah, dan aset.
“Arsip itu sangat penting karena setiap manusia dari lahir sampai meninggal pasti memiliki arsip. Mau urus pekerjaan, tanah, atau aset, semua butuh dokumen,” ujar Yanto.
Dalam workshop tersebut, warga tidak hanya memperoleh materi secara teoritis, tetapi juga mengikuti praktik perawatan dokumen. Salah satu teknik yang diperkenalkan adalah enkapsulasi, yaitu metode melapisi dokumen penting menggunakan plastik khusus berbahan polyester untuk membantu melindungi dokumen dari kerusakan.
Yanto juga menyampaikan bahwa masyarakat yang membutuhkan bantuan perawatan arsip dapat memanfaatkan layanan resmi ANRI melalui LARSKA (Layanan Restorasi Arsip Keluarga) secara gratis dengan menghubungi layanan resmi ANRI.
Menurut Yanto, ilmu yang diberikan dalam kegiatan tersebut diharapkan tidak berhenti pada workshop, tetapi dapat diterapkan secara langsung oleh masyarakat dalam pengelolaan dokumen keluarga. Ia juga berharap mahasiswa dapat menerapkan pengalaman yang diperoleh selama kegiatan dalam kehidupan akademik maupun dunia kerja.
Antusiasme warga terlihat selama sesi pelatihan berlangsung. Salah seorang peserta, Nurfatiah, mengaku memperoleh pengetahuan baru mengenai cara merawat dokumen penting, termasuk terkait penggunaan teknik enkapsulasi.
“Ini ilmu baru buat saya. Dulu kan ijazah biasa dilaminating, ternyata sekarang tidak boleh dan diarahkan pakai cara enkapsulasi,” ujar Nurfatiah.
Ia juga berencana menata kembali dokumen-dokumen keluarga yang selama ini disimpan secara bersamaan. Menurutnya, kehilangan dokumen penting dapat menyulitkan masyarakat karena harus melalui proses pengurusan kembali.
“Penting sekali menjaga arsip. Kalau hilang kan repot, harus bikin surat kehilangan ke kepolisian dan urus dari awal,” tuturnya.
Melalui kolaborasi bersama ANRI, KKN 184 Abhipraya UIN Jakarta berharap workshop tersebut dapat mendorong tertib administrasi di tingkat keluarga. Selain meningkatkan kesadaran, kegiatan ini diharapkan membekali warga Desa Cibeuteung Udik dengan keterampilan dalam melindungi dokumen penting dari risiko kerusakan fisik maupun bencana.
Penulis: Salsabilla Nofianti
Editor: Annisa Khafi Rabbani